Die Menge an Daten wächst konstant, sei es in kleinen, mittleren oder großen Unternehmen. Genauso wichtig sind Optionen für eine kollaborative Bearbeitung. Der Transfer von Daten wirft allerdings auch einige Schwierigkeiten auf, für die Unternehmen nach einer zeitgemäßen Lösung verlangen. Intelligentes Filesharing gilt aus technischer Sicht als der Schlüssel für die wachsende Menge an Daten in Unternehmen.
Wer sucht der findet?
Jede Abteilung eines Unternehmens hat Ihre eigene Struktur und Abläufe. Im Intranet herrscht aber oft Chaos, sei es in den Ordnern oder den Ablagen. Dies führt zu bekanntem Phänomen: Wenn man etwas braucht, findet man es nicht.
Tatsächlich verbringen sowohl Angestellte als auch Arbeitgeber im Durchschnitt zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Dokumenten oder Ordnern, geschweige denn dem Versuch, sie mit Kollegen zu teilen. Das Problem ergibt sich aus einer fehlenden Struktur in der Ablagerung der Daten oder aus fehlenden Informationen.
Bei einzuhaltenden Deadlines ist die Suche von Dateien mehr als ärgerlich. Der Abschluss einer Aufgabe soll nicht an einer unpünktlichen Abgabe von Dokumenten scheitern, die entsprechenden Dokumente nicht mehr zu finden sind.
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Arbeiten Sie mit einer flexiblen Zugriffsregelung
Das Teilen einer Datei kann manchmal länger als ihre Erstellung dauern. Das liegt daran, dass die Synchronisation der Daten durch die Zugangsbeschränkungen und Datenschutz-Richtlinien verhindert wird. Seit der Einführung der DSGVO sind Unternehmen auf interne Ebene noch vorsichtiger als zuvor. Vor allem, wenn es um das Teilen von Dokumenten geht, was zu einer erschwerten Zusammenarbeit innerhalb des Teams führt.
Heutzutage ist es unabdingbar einen flexiblen Zugriff auf Daten zu haben. Nicht zuletzt, weil manche Daten nicht auf einem Smartphone abgerufen werden können, sondern nur auf Computern. Dies hat zur Folge, dass Daten mittlerweile ein Zuhause in USB-Sticks oder externen Festplatten finden.
Ob dann die richtigen Daten und die richtige Version der jeweiligen Datei transferiert wurde, ist ein zusätzlicher Grund zur Sorge, der zu unangenehmen Situationen führen kann.
Worauf Sie beim Austausch von Daten achten können
Es gibt viele Wege, um Dateien zu transferieren, sei es per E-Mail, über einen Stick oder Upload auf einem FTP-Server. Der digitale Datenaustausch mit Externen erweist sich aber als nicht so einfach.
Kleiner Tipp: Geben Sie für einen Datentransfer oder eine Datensynchronisation niemals die Kontrolle Ihrer Daten und Ihre Datenhoheit auf.
Wenn die Möglichkeiten des internen Datentransfers an Ihre Grenzen stoßen, sind kostenfreie Cloud-Services, wie WeTransfer oder Dropbox, eine gute Alternative. Für sensible Unterlagen sind sie jedoch nicht der beste und vor allem sicherste Weg. Nur ein Premium Account, welcher widerum an Kosten gebunden ist, garantiert einen sicheren Datentransfer.
Sorgen Sie für einen geregelten und sicheren Datenaustausch innerhalb Ihres Unternehmens. Es zeugt nicht nur von Professionalität, sondern unterstreicht auch Ihre angestrebte Unternehmenskultur.
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Eine cloudbasierte Datensynchronisation bringt Ihnen:
- Vereinfachte Dokumentensuche
- Deutliche Zugriffsberechtigung
- Flexibler Zugriff – intern wie extern
- Simultane Bearbeitung
- Revisionssichere Archivierung
- Flexible Datenübertragung
Dokoni Sync&Share als DSGVO-Konforme Cloudlösung
SYNC & SHARE hilft Ihnen bei der Suche nach Odern und Dateien. Die automatische Synchronisation wird auch von diesem Tool unterstützt. Dies erlaubt Ihnen die Kontrolle über Ihre Daten auf den jeweiligen Kollaborationsplattformen zu behalten.
Die Tools für Ihre Software können Sie über verschiedene Geräte steuern. Sie sind mit jedem Dateiformat kompatibel und unterstützen das jeweilige Format. Zudem ermöglichen Sie Ihnen auch eine Installation auf einer kundeneigenen Infrastruktur als Private-Cloud.
Enterprise-Search: eine zeitsparende Funktion
Dank der Enterprise-Search Funktion von dokoni FIND gehören unstrukturierte Daten nicht mehr zu Ihren Sorgen. Diese Funktion fügt alle Daten einem Universal-Index hinzu. Wenn Sie Daten verloren oder falsch gespeichert haben erlaubt Ihnen die Volltextsuche, die entsprechenden Dokumente wiederzufinden.
Schützen Sie Ihre Datenhoheit
Dokoni SYNC & SHARE ist nicht dazu da um den Transfer von Daten zu ermöglichen. Vielmehr gewährt das Tool den Zugriff auf bestimmte Ordner und Dokumente. Jegliche Daten werden zentral gespeichert und bleiben auf Ihren eigenen Servern. Die Dokumente Ihres Unternehmens werden vor externen, nicht autorisierten Zugriffen von einer Firewall geschützt und ein Backup-System bewahrt Sie vor Datenverlust.
Zugriff gewähren mit nur einem Link
Dokoni SYNC & SHARE ermöglicht einen kostenlosen Zugriff auf Dateien durch die Weitergabe eines Links. Das bedeutet, dass man nicht mehr im selben Netzwerk sein muss, um einen Zugriff auf gewisse Dokumente zu haben. Der Link ermöglicht auch den Austausch großer Dateien und es ist möglich einzustellen, ob nur ein Lesezugriff oder Bearbeitungszugriff erlaubt sein soll.
Durch die Datensynchronisation bleiben Sie Mobil
Sie können SYNC & SHARE, mit allen Funktionen, auch von mobilen Geräten aus nutzen. So haben Sie zu jederzeit die Möglichkeit auf jegliche Dokumente und Dateien zuzugreifen. Bei Meetings oder sonstigen Terminen können Sie das entsprechende Dokument ganz einfach mobil abrufen und mit Ihrem Gegenüber teilen.
Optimieren Sie Ihre Arbeit mit den Softwarelösungen
Durch Softwarelösungen wie dokoni SYNC & SHARE und dokoni FIND können Mitarbeiter ihren Arbeitstag organisierter gestalten. Dies trägt der Mitarbeiterzufriedenheit bei, ermöglicht eine effektive Arbeit und modernisiert Ihr Unternehmen.
Zudem sind Sie weitaus weniger eingeschränkt, was die Flexibilität bei der Synchronisation der Daten betrifft. Die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Büros wird damit gefördert und entlasten sogar Ihre IT Abteilung, die sich nicht mehr um Datentransfers kümmern müssen.
Was meinen Sie?
Was sind Ihre Erfahrungen zu diesem Thema? Wie handhaben Sie den Transfer und die Synchronisation von Daten in Ihrem Unternehmen? Glauben Sie auch, dass intelligentes Filesharing die Zukunft ist? Welche Tools nutzen Sie? Wir freuen uns mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.
