Bedauerlicherweise wird Sicherheit bei den meisten Arbeitsplätzen erst zu einem Thema, wenn es schon zu spät ist. Vorfälle wie Einbrüche oder Diebstähle passieren öfter als man denkt. Sie bedeuten meist Kapitalverluste, Unterbrechungen im Workflow und Verunsicherung der Angestellten. Wir haben für Sie ein paar Maßnahmen, mit denen Sie aus Ihrem Büro einen sicheren Ort machen können.
Erstellen Sie einen Sicherheitsplan für Ihr Büro
Ein Sicherheitsplan soll Ihnen dabei helfen, potentielle Gefahren für Ihr Büro so gut wie möglich zu reduzieren.
Befassen Sie sich mit der Größe Ihres Büros, den Wert Ihres Eigentums, Ihres Standorts, Ihrer Zutrittskontrolle usw.
Treffen Sie anschließend die nötigen Maßnahmen um Ihr Unternehmen zu schützen.
Ein sicheres Büro ist eines, in dem sich Ihr Team wohlfühlt und sich auf die anstehende Arbeit fokussieren kann.
Entwerfen Sie einen Verhaltenskodex
Klare Erwartungen an das Verhalten der Angestellten tragen dazu bei, einen sicheren Arbeitsplatz zu schaffen. Nehmen Sie sich die Zeit, um den Stellenwert von sowohl Sicherheit als auch Respekt zu definieren.
Entwerfen Sie einen Verhaltenskodex, der von Angestellten, Gästen, Lieferanten und auch Ihnen selbst respektiert wird. Bei Verstoß sollten Sie Wert auf eine gleichwertige Behandlung legen.
Ein Verhaltenskodex enthält in der Regel folgendes:
- Ethische Prinzipien und Werte, die in Ihrem Geschäft festgelegt sind
- Erwartungen an das Verhalten der Angestellten, einschließlich Sprache und Handlungen
- Wie Sanktionen bei Verstoß aussehen
- Kontaktinformationen für HR, für das Kulturteam oder um Verstöße zu melden
Kommunizieren Sie jegliche Änderungen Ihrem Personal
Wenn ein neuer Angestellter Ihrem Unternehmen beitritt, sollten Sie sicherstellen, dass er den Verhaltenskodex, die Sicherheitsrichtlinien, Öffnungszeiten, Anmeldungsrichtlinien und Besucherrichtlinien versteht.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr ganzes Personal es mitbekommt, wenn eine Sicherheitsrichtlinie oder sonstiges geändert wird. Die Erwartungen rund um die Sicherheit im Büro sollten zu jederzeit klar sein.
Erfahren Sie mehr: Optimieren Sie die Kommunikation in Ihrem Büro mit Hilfe weniger Schritte.
Ist eine Zutrittskontrolle wirklich notwendig?
Die Antwort lautet ganz klar Ja! Die Gefahr von Einbrechern oder Diebstählen wird oft unterschätzt. Im Büro ist oftmals die Technik allein schon tausende Euros Wert. Sie sollten immer einen Überblick darüber haben, wer in Ihrem Büro ein- und ausgeht.
Was bedeutet Zutrittskontrolle überhaupt?
Die Zutrittskontrolle ist ein System welches Ihnen erlaubt zu kontrollieren, wer Ihr Büro betritt. Sie können es programmieren, einstellen und die Zugangserlaubnis für spezifische Individuen zu bestimmten Zeiten am Tag festlegen.
Sie können auch bestimmen, wer manche Bereiche des Büros, wie Vorratsschränke, Serverräume oder Lagerräume betreten darf.
Was sind Ihre Optionen?
Traditionelle Schlüssel und Schlösser sind die ursprüngliche Zutrittskontrolle. Jedoch sind Schlüssel schnell verloren oder werden ohne Erlaubnis kopiert. Ein kostspieliger Austausch ist zur Folge nicht mehr nur eine Option, sondern eine notwendige Maßnahme. Schlösser bieten zudem keine Möglichkeit zu überprüfen, wer in Ihrem Büro ein- und ausgeht im Gegensatz zu den modernen Zutrittskontrollen.
Zutrittskontrollen haben einen elektronischen Schalter der bestimmte Türen entsperrt für die man eine Schlüsselkarte, einen Schlüsselanhänger, ein Tastenfeld mit einem Code oder eine mobile App wie Kiwi braucht.
Bedenken Sie die Vor- und Nachteile, wenn Sie ein System für Ihr Büro in Erwägung ziehen. Schlüsselanhänger und Schlüsselkarten können gehen auch schnell verloren, wohingegen App-Systeme oft Wifi, Bluetooth und funktionierende Handys der Angestellten erfordern.
Zutrittskontrollsysteme funktionieren mittels einer zentralen Steuerung und einer Berichtsdatenbank. Sie beinhalten auch Informationen, die Ihnen belegen, wer zu welcher Zeit Ihr Büro betreten hat.
Die Sicherheitskontrolle ist ein wichtiger Fakor
- Schutz sowohl Ihrer Angestellten als auch Ihres Eigentums
- Schutz gegen unautorisierte Besucher
- Schutz Ihres Geschäfts
- Sicherung bestimmter Bereiche
Wer braucht Sie?
Arbeitsflächen einschließlich Büros, Produktionsanlagen und Lagerhäuser brauchten eine Form der Zutrittskontrolle an mindestens einer Haupttür und einer sekundären Tür.
Sie sollten Kameraüberwachungen in Erwägung ziehen
Genau wie bei der Sicherheitskontrolle hilft Ihnen eine Überwachung durch Kameras dabei, darüber im Bilde zu bleiben, wer Ihre Räume betritt und verlässt.
Welche Features sollten Sie bedenken?
- Videospeicher für eine festgelegte Dauer wie 60 bis 90 Tage
- Mehrfachbildschirm um die Aktivitäten von mehreren Kameras an mehreren Orte zu sehen
- Integrierung der Zutrittskontrolle mit Video Klingel und Alarmsystemen
Auf hochwertigen Modellen sind auch bewegungsbasierte und High Definition-Videos für Gesichts- und Kennnummer Erkennung verfügbar.
Warum ist sie wichtig?
- Schutz Ihres Personals
- Angestellte und Kunden fühlen sich sicher
- Schutz Ihres Eigentums
- Filmmaterial von sämtlichen Transaktionen
- Sorgen Sie dafür, dass Sie beweisen können, wer und wer nicht zu bestimmten Zeiten in Ihren Räumen war
- Visuelles Protokoll im Falle eines Rechtsstreits
Ihre Sicherheit vor Gericht
Im Falle eines Rechtsstreits oder einer erforderten Beweisvorlage sind Kameras essentiell, um Ihren Fall anhand visueller Protokolle zu unterstützen.
Mit der Abwesenheit von Kameras gehen Sie das Risiko einen möglichen Prozess zu verlieren. Sie bringen damit nicht nur die Existenz Ihres Unternehmens sondern auch die Ihrer Angestellten in Gefahr.
Wer braucht sie?
Die meisten Arbeitsplätze und Büros brauchen irgendeine Art der Überwachung mit 3 bis 4 aktiven Kameras für einen typischen Bürobereich. Einzelhandelsflächen brauchen mehr Kameras. Ein kleiner Laden braucht schon um die 16 Kameras.
Alarme und Sensoren sind effektive Maßnahmen
Ihre Einrichtung kann nicht sicher genug sein. Mit Alarmen und Sensoren können bei einem Vorfall die Aufmerksamkeit nahestehender Personen erregt oder sogar die Polizei direkt benachrichtigt werden.
Inwiefern bieten sie Schutz?
Alarme werden ausgelöst, wenn es zu einem unautorisierten Zugang eines bestimmten Bereiches kommt. Sie können auch Veränderungen in der Umgebung, sei es Hitze oder Feuchtigkeit, detektieren. Für Räume, wie der Serverraum, in denen sensible Elektronik zu finden ist, sind solche Alarme besonders nützlich.
Alarme und Kameras sind zusammen die effektivste Methode um Eindringlinge abzuschrecken. Während eines nicht autorisierten Zugangs ermöglicht die Kameraüberwachung einer Sicherheitsfirma oder Angestellten zu sehen, was vor sich geht.
Welche Features sollten Sie bedenken?
- Integrierung von Sicherheitskameras
- Fernbedienung
- Überwachung durch eine Sicherheitsfirma
- Integrierung von Hitze-, Wasser- und Feuchtigkeitssensoren ( zusätzliche Kosten )
Warum ist Sie wichtig?
- Überwachung Ihres Eigentums
- Maßnahme gegen Einbrüche oder Diebstähle
- Schutz sensibler Informationen die auf Servern, Computern oder in physischen Dateien gespeichert sind
Wer braucht sie?
Das Bedürfnis nach einem Alarmsystem variiert je nach Geschäft. Unternehmen die mit wertvoller Ware handeln, teure Technologie und Hardware besitzen oder Geschäfte wie beispielsweise Arztpraxen, wo sensiblen Informationen zum Tagesgeschäft gehören, sollten durch ein Alarmsystem geschützt sein.
Einzelhandelsgeschäfte und Lagerhallen benötigen am dringendsten ein Alarmsystem deswegen bestehen Diebstahlversicherungen oftmals auf deren Installation.
Als Unternehmen ist es grundlegend die das Risiko für Ihre Räumlichkeiten und Angestellten auf ein Minimum zu reduzieren.
Welche Art System ist für Ihr Büro angebracht?
Wenn Sie darüber nachdenken, welches Sicherheitssystem Sie installieren wollen, bedenken Sie folgendes:
- Die Quadratmeterzahl des Büros und Zahl der Angestellten
- Ihr Eigentum
- Hochwertiges Eigentum verlangt erhöhte Sicherheit
- Sensible Informationen
- Ihren Standort
- In welcher Etage ist Ihr Büro?
- Zugänglichkeit zu Ihrem Büro
- Aktivitäten in Ihrem Bereich
- Die Einstellung von Wachmännern
