Obwohl Sie im Alltag eines Unternehmens unabdingbar sind, sind Meetings nicht zwingend ein beliebter Event im Büro. Oft sind Sie lang, nicht besonders spannend und haben vor allem keine zielführende Funktion. Wir haben eine Reihe an simplen Tipps für Sie aufgelistet, mit denen Sie in Zukunft Ihre Meetings effizienter gestalten können.
1: Wann ist ein Meeting notwendig?
Vor dem Einberufen eines Meetings sollten Sie kurz innehalten, durchatmen und sich die eine oder andere Frage stellen, bevor Sie Ihre Mitarbeiter aus ihrem Workflow holen:
- Wie würden Sie vorgehen, wenn es nicht die Möglichkeit gäbe, ein Meeting einzuberufen?
- Wen müssten Sie kontaktieren und über welchen Weg, um Ihr Ziel zu erreichen?
- Welcher Input verlangt eine persönliche Präsenz, um zu einer Entscheidung zu kommen?
- Ist Ihr Anliegen durch einen Chat, eine E-Mail, einen Spaziergang mit Kollegen oder eine Raucherpause nicht zu regeln?
Wenn Sie eine Antwort auf diese Fragen haben, können Sie für sich genau abwägen, ob es notwendig ist, ein Meeting zu halten. Das Ergebnis von Meetings, die nicht zielführend sind, ist der Verlust der wohl wertvollsten Währung: Zeit.
Es ist die Zeit, die Ihre Mitarbeiter brauchen, um Ihre Aufgaben in den vorgegebenen Deadlines zu Ende zu führen. Zeit, die Ihre Mitarbeiter länger im Büro verbringen müssen. Zeit, die Ihre Mitarbeiter dadurch nicht für ihr Privatleben haben.
Erfahren Sie mehr: Unsere 8 Schritte zu einem erfolgreichen Zeitmanagement
Sie möchten keine schlechte Büroatmosphäre riskieren. Seien Sie sowohl effizient als auch effektiv in der Führung Ihrer Meetings. Der Workflow Ihrer Mitarbeiter leidet nur minimal darunter und noch dazu erzielen Sie zufriedenstellende Ergebnisse.
2: Sowohl effizient als auch effektiv … wie bitte?
Effizienz ergibt sich aus dem Verhältnis des aufgebrachten Aufwands, in diesem Fall die Vorbereitung und die Umsetzung eines Meetings und dem Endergebnis, welches so produktiv wie möglich sein soll.
Das Gleiche gilt für die Anzahl der Mitwirkenden. Im Idealfall überwindet man mit wenig Mitarbeitern den Großteil, wenn nicht sogar alle Hürden. Aus diesem Grund sind Meetings sowohl eine Frage der Planung als auch des Personals. Die Effektivität eines Meetings ergibt sich erst im Nachhinein in Form der Realisierung des übergeordneten Zieles. Demnach bedeutet Effizienz nicht zwingen Effektivität und umgekehrt.
Es ist wie bei der Theorie und Praxis. Nur weil die Vorbereitung makellos war, bedeutet es nicht, dass die Ausführung problemlos verläuft. Genauso geht einer guten Umsetzung nicht unbedingt eine gute Vorbereitung voraus. Effektiv bedeutet das Richtige zu tun. Effzient ist es aber erst wenn man das Richtige richtig tut. Finden Sie ein gutes Gleichgewicht zwischen Effizienz und Effektivität, um Ihre Meetings so produktiv wie möglich zu gestalten.
3: Der frühe Vogel fängt den Wurm
Legen Sie früh fest, welcher Ihrer Mitarbeiter am nächsten Meeting teilnehmen soll. Anschließend können Sie anfangen, die Struktur und den Inhalt des Meetings vorzubereiten. Achten Sie darauf, dass Sie den Ablaufplan rechtzeitig an die betroffenen Kollegen schicken.
Auf diese Weise wissen sie rechtzeitig worum es geht und können sich dementsprechend vorbereiten. Für Sie selbst ist es auch ein guter Weg, um für sich zu definieren, welches Ziel Sie eigentlich mit dem Meeting verfolgen.
Wenn das Ziel klar definiert ist, können Sie, anhand dessen die Punkte hervorheben, die für die Realisierung des Ziels unabdingbar sind. Diese müssen zwingend während des Meetings angesprochen werden und abgearbeitet werden. Vergessen Sie nicht auch Ihren Remote Arbeitern früh genug Bescheid zu geben, falls im Büro ein Meeting stattfindet, welches ihre Anwesenheit fordert.
Erfahren Sie mehr: Wir erklären Ihnen was es bei Remote Work zu beachten gibt.
4: Halten Sie Ihre Meetings so kurz wie möglich
Versuchen Sie die Dauer eines Meetings so kurz wie möglich zu halten. Sie sollten die zu besprechenden Punkte immer auf die zur Verfügung stehende Zeit zuschneiden. Geben Sie jedem Punkt einen zeitlichen Rahmen während Sie das Meeting vorbereiten. So können Sie genau abschätzen, wie lange es dauern wird.
Bedenken Sie, dass Meetings nicht zwingend zu den beliebteren Events im Büro gehören. Desto länger es dauert desto mehr verlieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Audienz. Arbeiten Sie jeden Punkt Schritt für Schritt ab, ohne allzu sehr vom Meetingsplan abzuweichen.
Die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter sollten so wenig es geht unter der Dauer eines Meetings leiden. Neue Themen, die nichts mit dem Erreichen der aktuellen Aufgabe zu haben, können in einem weiteren Meeting besprochen werden.
Es ist wichtig, dass Sie eine zielführende Moderation haben. Unterbinden Sie Unaufmerksamkeiten und Ablenkungen. Lassen Sie die Teilnehmer des Meetings nacheinander und nicht gleichzeitig zu Wort kommen. Führen Sie die Konversationen lösungsorientiert und behalten Sie dabei stets ein Auge auf die Zeit. Auf diese Weise erfüllen Ihre Meetings ihren Zweck, ohne zeitfressend zu sein.
5: Feedback: Es geht immer besser
Sehen Sie Meetings, die nicht so gut gelaufen sind, als etwas Positives. Aus Fehlern lässt sich lernen und es gibt Ihnen die Möglichkeit gewisse Abläufe zu optimieren.
Sammeln Sie Feedback zu dem Meeting von den Teilnehmern. Nehmen Sie Kritik und Vorschläge an, solange sie konstruktiv bleiben. Auf diese Weise geben Sie den Teilnehmern auch das Gefühl, dass auf Ihre Bedürfnisse und Einwände eingegangen wird und Sie Prozesse mitgestalten können.
Im Laufe der Zeit werden Sie in der Lage sein Ihre Meetings immer besser zu gestalten und das Meiste aus ihnen raus zu holen.
Was sind Ihre Tipps und Tricks?
Was tun Sie, um Ihre Meetings besser zu gestalten? Fanden Sie unsere Tipps hilfreich? Worauf achten Sie besonders bei Meetings? Wir freuen uns über jeden Kommentar.
