Kleines Büro einrichten durch platzsparende Einrichtungsideen – So geht’s

Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt oder ein kleines Unternehmen gründet, der braucht erst einmal angemessene Büroräume zum Arbeiten. Die Räume sind jedoch in den meisten Fällen zunächst eher klein und noch lieblos und steril eingerichtet. Schöne Einrichtungsideen für die Büroeinrichtung machen jedoch eine Menge für unser Wohlbefinden, die Gesundheit und die Produktivität aus. Wir gehen in diesem Beitrag auf alle dieser drei Erfolgskriterien ein und geben Ihnen dahingehend wertvolle Tipps für eine optimale Büroeinrichtung.

Das erwartet Sie in diesem Beitrag:
1. Einrichtungsideen kleines Büro
2. Platzsparende Ablagesysteme
3. 6 Ablagetipps für perfekte Ordnung
4. Richtlinien Arbeitsplatsgestaltung
5. Vorgaben für einen ergonomischen Arbeitsplatz
6. 3 Nützliche Gadgets fürs Büro

Sie haben ein kleines Büro? Besonders hier gilt es, sich mit platzsparenden Einrichtungsideen zu beschäftigen und die richtige Auswahl zu treffen. Dokumente und Büroutensilien häufen sich mit der Zeit an, weshalb Sie von Beginn an unsere Vorschläge zu intelligenten Ablagesystemen beherzigen sollten. Struktur und Ordnung sind schließlich in jedem Unternehmen der Schlüssel zu schnellem und erfolgversprechendem Arbeiten. Mit der optimalen, platzsparenden Büroeinrichtung bleiben Ihre Mitarbeiter zudem glücklich und zufrieden am Arbeitsplatz.

Wussten Sie, dass sich für 97 Prozent der Erwerbstätigen in der Büroeinrichtung zeigt, wie sehr sie von ihrem Arbeitgeber geschätzt werden? Dies ergab eine Studie des Management Today Magazins. Eine andere Studie hat ergeben, dass 83 Prozent von 1230 Angestellten der Meinung sind, ihre Arbeitsmotivation und -leistung wird positiv durch eine angemessene Büroeinrichtung beeinflusst. Zudem fand das Frauenhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (AOI) 2014 heraus, dass eine ergonomische Büroausstattung die Konzentration und Produktivität um ganze 20 Prozent steigert!

1. Kleines Büro einrichten: So wird Platz gespart

Um ein arbeitnehmerfreundliches Büro einzurichten, gilt es einiges zu beachten. Dazu gehören zum Beispiel eine ergonomische Einrichtung, eine flexible Arbeitsplatzgestaltung, die richtige Auswahl an Geräten und eine freundliche Raumgestaltung.

⟶ Funktionsarbeitsplätze

Sie als Arbeitgeber sollten großen Wert auf eine funktionale und platzsparende Einrichtung legen. Sogenannte Funktionsarbeitsplätze mit der Möglichkeit zum Desksharing sind hierbei eine ideale Lösung. An diesen Arbeitsplätzen werden ausschließlich Laptops genutzt, die wiederum je nach Mitarbeiter austauschbar sind und immer per Kabel an einen einzelnen Bildschirm angeschlossen werden können. Mitarbeiter, die öfter im Außeneinsatz sind, könnten sich zum Beispiel mit Werkstudenten den Arbeitsplatz teilen. So wird keine Fläche verschwendet. Damit an solchen Arbeitsplätzen keine Unterlagen verschwinden, kann pro Schreibtisch ein Rollcontainer bereitgestellt werden, dessen einzelne Fächer mit einem Schlüssel verschlossen werden können.

⟶ Multifunktionsgeräte

Kaufen Sie Drucker, Scanner, Kopierer und ein Fax keinesfalls einzeln. Es gibt heutzutage Multifunktionsgeräte, die all diese Funktionen in einem Gerät vereinen und so deutlich Platz sparen.

⟶ Kleines Büro schön einrichten: Pflanzen, Wandposter und Farbe

Wohlfühlen am Arbeitsplatz ist für Sie und Ihre Mitarbeiter mindestens genauso wichtig, wie ein kleines Büro sinnvoll einzurichten. Auch ein kleines Büro kann dahingehend richtig eingerichtet werden, also schön und gemütlich, aber trotzdem funktional und sinnvoll. Um einen kleinen Raum schön einzurichten und eine besondere Wohlfühlatmosphäre zu erzeugen, sind Pflanzen ganz wichtig. Besonders luftreinigende Pflanzen bieten sich für ein kleines Büro an, denn diese sorgen für eine gefilterte und weniger stickige Raumluft, in der es sich besser arbeiten lässt. Luftqualität und Atmosphäre im kleinen Raum können also durch ausgewählte Pflanzen verbessert werden – probieren Sie es aus!

Die Erfahrung lehrt uns, daß die einzelnen Farben besondre Gemütsstimmungen geben.

Zu dieser Erkenntnis kam einst bereits der berühmte Dichter Johann Wolfgang von Goethe (1749 -1832). Heute ist längst wissenschaftlich bewiesen, dass verschiedene Farben auch verschiedene Wirkungen auf unsere Stimmung und auch das Wohlbefinden haben. Deswegen sollten Sie sich beim Sammeln der Einrichtungsideen für das Büro auch mit der richtigen Farbwahl beschäftigen. Zudem gehört es dazu, sich nicht nur mit der Wirkung der Farben auf die Stimmung auseinanderzusetzen, sondern auch mit der Farbwirkung in einem Raum. Im Kasten finden Sie Tipps zu farbigen Akzenten und Tricks für ein kleines Büro:

Auch Motivationsposter haben einen positiven Effekt auf Sie und Ihre Mitarbeiter. Sprüche wie “Egal welches Problem – Sei Teil der Lösung” wirken sich unbewusst auf die Tatkraft Ihrer Mitarbeiter aus und sind somit produktivitätsfördernd. Natürlich müssen Sie bei der Auswahl der Poster darauf achten, dass wirklich motivierende Sprüche ausgewählt werden und nicht etwa Druck bei den Angestellten aufkommt. Wenn Sie sich unsicher bei der Auswahl sind, sprechen Sie am besten mit Ihrem Team oder wählen Sie sicherheitshalber neutrale Bilder.

Design-Tipp: Ein schöner Rahmen verbessert den Look von jedem Motivationsposter oder Bild.

⟶ Ablage- und Aufbewahrungssysteme

Natürlich gehören zu einer platzsparenden Einrichtung auch die richtigen Ablagen und Aufbewahrungssysteme. Diese werden genauer im nächsten Abschnitt besprochen.

2. Ablagesysteme: Intelligent Sortieren und Aufbewahren mit Ablagetipps

Mittlerweile gibt es ziemlich viele verschiedene Ablage- und Aufbewahrungssysteme. Daher macht es Sinn, sich bei der großen Auswahl gleich für eines zu entscheiden, das auf die Anforderungen Ihrer Räumlichkeiten abgestimmt ist. Mit den richtigen Ablagesystemen können Sie nämlich sehr gut Platz sparen und zudem ausgesprochen gut Ordnung wahren. Das sollten Sie sich zu Herzen nehmen, da Ordnung die Voraussetzung für effektives und zügiges Arbeiten jedes Büroangestellten ist. Wir stellen Ihnen hier unsere drei Favoriten vor, die zum einen nicht nur platzsparend sind, sondern Sie auch bei einer strukturierten Arbeitsweise unterstützen. Zudem macht Arbeiten mit Ordnung mehr Spaß, denn wer kehrt schon gern an einen unaufgeräumten Schreibtisch zurück, an dem die benötigten Arbeitsunterlagen erstmal gesucht werden müssen.

⟶ Sortierstation miteinbeziehen beim Inneneinrichtung planen

Eine Sortierstation dient als Aufbewahrungsort für Ordner, lose Dokumente, Briefe oder alle weiteren Unterlagen. Besonders nützlich daran ist, dass sie perfekt als Raumtrenner fungieren können, indem entweder zwei Sortierstationen aufeinander gebaut werden, oder sie nebeneinander gestellt werden, sodass von beiden Seite Dokumente eingeordnet werden können. Die einzelnen Fächer sollten Sie natürlich wie immer ordentlich mit Etiketten beschriften, damit Sie einen guten Überblick haben und alles sofort finden. Sortierstationen sind natürlich je nach Anbieter in verschiedenen Größen und mit unterschiedlich vielen Fächern zu kaufen. Messen Sie Ihre Räumlichkeiten genau aus, damit Sie letztlich genau planen können, um keinen Platz zu verschwenden.

⟶ Arbeitsplatz einrichten mit einer Ordner-Drehsäule

Eine Ordner-Drehsäule spart Ihnen viel Platz, da Sie bis zu 80 % mehr Ordner als in herkömmlichen Regalen unterbringen können. Schließlich wird der Platz eher in der Tiefe, nicht in der Breite eingenommen, sodass sich solch eine Drehsäule perfekt für eine Ecke im Raum eignet. Die Gestelle können mit unterschiedlich vielen Etagen bestellt werden, sodass in die Höhe, nicht in die Breite gebaut wird und der Platz nach oben hin nicht verschwendet wird. Damit die Ordner beim Drehen nicht verrutschen oder gar hinausfallen, sollten die Drehsäulen eine äußere Begrenzung aufweisen. Achten Sie hierauf bei Ihrer Wahl. Zudem können Sie Ordner-Drehsäulen auch auf Ihrem Schreibtisch aufstellen. Dazu müssen Sie nur die Fußrollen entfernen und schon können Sie sogar auf Ihre Unterlagen zugreifen, ohne überhaupt aufstehen zu müssen. Praktisch, nicht wahr?

⟶ Dokumentsortiertafel aufhängen beim Arbeitsplatz einrichten

Mit einer Dokumentensortiertafel haben Sie Ihre Arbeitsunterlagen geordnet und gut einsehbar an einem Ort: der Wand. Hängen Sie die Tafel nah bei Ihrem Schreibtisch auf, sodass Sie immer zügig auf Ihre Dokumente zugreifen können und den Überblick haben. Eine Dokumentensortiertafel können Sie mit verschiedenen Größen der Fächer und mit unterschiedlich vielen Fächern bestellen und diese individuell beschriften.

3. Unsere 6 Ablagetipps für die perfekte Ordnung Ihrer Dokumente

Unabhängig davon, welche Ablagesysteme Sie für Ihr Büro auswählen, können Sie diese nur durch eine ordentliche Strukturierung optimal nutzen bzw. Dokumente, wenn sie diese benötigen, wiederfinden. Mit der Anhäufung von etlich vielen Dokumenten mit der Zeit ist die richtige Ablage diese eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Arbeiten. Wer erst Dokumente suchen muss, wenn sie gebraucht werden, der wird schnell die Lust verlieren, da die eigentliche Arbeit aufgehalten wird. Um dem vorzubeugen und einen guten Work-Flow gewährleisten zu können, haben wir sechs Ablage-Tipps für Sie.

1. Alles Beschriften

Beschriften Sie alle Arbeits- und Ablagenbereiche, zuzüglich aller zugehörigen Ordner und Hefter. Die Beschriftungen sollten eindeutig sein. Wörter wie z.B. „Sonstiges“ vermeiden Sie bitte. Zudem ist die direkte Zuordnung aller Dokumente in ihre Ordner bzw. Ablagefächer ein Muss, sobald Sie mit der Bearbeitung dieser fertig sind. Werden Dokumente nicht direkt weggeräumt, geraten sie in Vergessenheit und werden vermutlich nie wieder auffindbar sein. Zudem können Sie durch die korrekte Beschriftung und das direkte Abheften die nötige Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz halten, die nötig für einen erfolgreichen Work-Flow ist.

2. Unnötige Dokumente direkt weg

Wenn Sie Dokumente fertig bearbeitet haben und nicht die Notwendigkeit besteht sie aufzubewahren (z. B. durch gesetzliche Vorgaben), dann schmeißen Sie diese direkt weg. Grundlos gesammelte Dokumente nehmen nur unnötig Platz ein, den Sie wahrscheinlich mit der Zeit für Wichtigeres brauchen. Schlanke Ablagen sind der Schlüssel zu effizientem Arbeiten.

3. 80%-Füll-Regel & Trennblätter nutzen

Füllen Sie Ihre Ordner und anderen Ablagenbehälter immer nur bis zu 80 Prozent. Anderenfalls wird das Blättern darin schwierig und nervenaufreibend. Nutzen Sie zudem Trennblätter innerhalb der einzelnen Ordner, um noch schneller an benötigte Dokumente zu kommen.

4. Zugriffsregel

Diese Regel meint, dass Sie Dokumente, auf die Sie häufig zugreifen müssen, in die am nah gelegendsten Ablagen neben Ihrem Arbeitsplatz einordnen. So können Sie immer direkt darauf zugreifen und können selbst bei den Laufwegen Zeit sparen. Sobald Sie fertig mit der Bearbeitung der jeweiligen aktuellen Dokumente sind und diese so schnell nicht mehr benötigen, räumen Sie diese in die hintersten Schränke oder Ablagen.

5. Dateinamen und Ablagenpfad

Fügen Sie in jedes Dokument den Ablagenpfad in die Fußzeile ein, damit Sie es auf schnellstem Weg wiederfinden. Am Anfang wird Ihnen das vielleicht noch wie überflüssige Arbeit vorkommen. Es geht aber letztlich darum, die richtigen Unterlagen zukünftig gezielt wiederzufinden. Zudem müssen die Dateinamen korrekt eingeben werden, um Ihre EDV-Ablage optimal zu strukturieren und somit problemlos nutzen zu können.

6. Cloud nutzen

Nutzen Sie eine Cloud wie Google Drive, um wichtige Dokumente zu speichern. Mit Ihrem Laptop kann immer etwas passieren, sodass Arbeit schnell verloren ist. Dieses Risiko kann umgangen werden, indem Sie Ihre Datensätze online speichern. Sie können Ihren Online-Speicher sogar direkt mit Ihrem PC verknüpfen, sodass das Speichern in der Cloud ganz automatisch passiert.

4. Wichtige Richtlinien zur Arbeitsplatzgestaltung

Damit der Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist, gilt es besondere Richtlinien einzuhalten. Immerhin soll für Ihre Mitarbeiter und Sie selbst Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gewährleistet sein. 54 % der krankheitsbedingten Fehltage sind nämlich laut dem Gesundheitsreport 2017 der DAK auf psychische Erkrankungen, Atemwegserkrankungen und Muskel-Skelett-Erkrankungen zurückzuführen. Letzteres stellt dabei die häufigste Krankheitsart dar. Die Falldauer bei einem Ausfall durch Rückenleiden oder Ähnlichem beträgt dann durchschnittlich 19,5 Tage.

Es sollte also in Ihrem Interesse sein, diese Krankenausfälle zu vermeiden, denn durch die langen Ausfallzeiten entstehen für Sie hohe betriebswirtschaftliche Kosten. An dieser Stelle gilt es, eine ergonomisch-humane Arbeitsplatz- und Raumplanung auszuarbeiten. So können physische Belastungen Ihrer Mitarbeiter reduziert werden.

⟶ Wichtige Kriterien für einen ergonomischen Arbeitsplatz

• Die Arbeitsstühle sind ergonomische Stühle, die das dynamische Sitzverhalten fördern.
• Es werden auch ergonomische Schreibtische verwendet, die mindestens 80 cm tief sind und an denen eine optimale Sitzhaltung möglich ist.
• Jeder Mitarbeiter hat sowohl am eigenen Arbeitsplatz als auch im Raum ausreichend Bewegungsfreiheit.
• Der Monitor ist mindestens 22 Zoll groß.
• Es gibt keine Störfaktoren durch Lautstärke oder falsche Lichtverhältnisse.

Hier sehen Sie eine detaillierte Checkliste und eine erklärende Abbildung, anhand derer Sie überprüfen können, ob Ihr Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist.

>>Hier zum Download: Checkliste ergonomischer Arbeitsplatz

⟶ Warum ist ein ergonomischer Arbeitsplatz so wichtig?

Durch einen ergonomischen Bürostuhl vermindern Sie für sich und Ihre Mitarbeiter das Risiko, Verspannungen in Nacken und Rücken zu bekommen. Sie sitzen praktisch nicht mehr statisch, sondern dynamisch. Dynamisches Sitzen bedeutet, dass Sie sich immer wieder bewegen und die Sitzpositionen wechseln und nicht in einer gleichbleibenden Position verharren. Dabei wird nicht nur das Risiko auf Verspannungen reduziert, sondern gleichzeitig wird die Leistungsfähigkeit verbessert, da das Gehirn besser durchblutet wird. Durch die Bewegung wird zudem der Stoffwechsel angeregt, was wiederum vor Stress schützt. Um dynamisches Sitzen allerdings ermöglichen zu können, muss der Arbeitsplatz den ergonomischen Richtlinien entsprechen. Vergleichen Sie hierzu nochmals mit unserer Checkliste, denn das Einhalten dieser Kriterien wird Sie sowohl physisch als auch psychisch gesund am Arbeitsplatz halten und sogar die Konzentrationsfähigkeit, Motivation und das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern.

5. Vorgaben zur Arbeitsplatzgestaltung

• Die Arbeitsfläche muss mindestens 160 cm lang und 80 cm tief sein. Eine Ausnahme kann bei Arbeitsplätzen mit geringem Arbeitsflächenbedarf auf 120 cm Breite reduziert werden.
• Die maximale Arbeitshöhe sollte nicht 75 cm überschreiten, wobei sich die optimale Arbeitshöhe immer individuell am Menschen misst.
• Arbeitstische, deren Höhe verstellbar ist, müssen mindestens von 68 cm bis 76 cm verstellbar sein.
• Jeder Mitarbeiter hat in seinem eigenen Arbeitsbereich an jedem Punkt mindestens eine Bewegungsfreiheit von 100 cm zu allen Seiten.
• Alle Arbeitskräfte haben an ihrem persönlichen Arbeitsplatz eine angemessene Beinfreiheit, sodass die Beine auch ausgestreckt werden können.
• Insgesamt muss für die Mitarbeiter die Möglichkeit bestehen, jederzeit einen Haltungswechsel vornehmen zu können, indem sie sich entweder setzen, hinstellen oder bewegen können.

6. Nützliche Gadgets für das Büro

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch drei nützliche Must Have’s für Ihr Büro vorstellen, die garantiert jeden Ihrer Mitarbeiter auf Dauer zufrieden machen und mit ihrer Funktionalität glänzen.

1. Fußstützen sind die ideale Möglichkeit, seine Sitzposition regelmäßig zu verändern und dabei eine ergonomische und zugleich komfortable Haltung beizubehalten. Damit die Fußstütze ergonomisch ist, muss sie in ihrer Höhe und in der Neigung verstellbar sein. Fußstützen beugen zudem vor Gefäßerkrankungen, Krämpfen und Durchblutungsstörungen vor.
2. Tischventilatoren sind im Sommer für jeden Mitarbeiter eine ideale Möglichkeit, das eigene Hitzeempfinden zu regulieren. Den einen ist es zu heiß im Büro, den anderen ist es endlich mal angenehm warm und die anderen fühlen sich ohnehin immer aklimatisiert. Wenn jeder für sich selbst wählen kann, wie stark, schwach oder ob überhaupt er kühle Luft möchte, wird sich das positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken. Denn so schafft sich jeder seine eigenen optimalen Arbeitsbedingungen. Zudem macht die kühle Luft eines Ventilators bei weitem weniger krank, als die einer Klimaanlage.
3. Luftreiniger helfen dabei, Ihre Mitarbeiter gesund zu halten. Besonders in Räumen mit wenig Platz oder im Winter durch die Heizungsluft ist die Luft schnell trocken und verbraucht. Mit einem Luftreinger kann Kopfschmerzen, Kratzen im Hals oder auch Augenbrennen vorgebeugt werden. Zudem haben Viren, Bakterien, Allergene und Pollen mit einem Luftbefeuchter keine Chance. Sie werden Allergikern ein freundliches Arbeitsumfeld bieten und alle Mitarbeiter vor Ansteckung bei Krankheit schützen, da sich Bakterien in einem Raum mit idealer Luft schwerer vermehren können. Es sollte natürlich nicht von richtigen Pflanzen abgesehen werden, dennoch wird die gereinigte Luft sich positiv auf die Konzentration und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter auswirken und zudem immer einen guten Duft verteilen.

Natürlich reicht ein Luftreiniger nicht aus, um das Büro sauber zu halten. Tiger Facility Services kommt gern regelmäßig bei Ihnen in der Firma vorbei, um Ihre Räumlichkeiten sauber zu halten und die Arbeitsatmosphäre durch Hygiene positiv zu verbessern und das gute Betriebsklima aufrecht zu erhalten. Lassen Sie sich jetzt von uns ein unverbildliches Angebot erstellen.