Sie gehören sicherlich nicht zu den beliebtesten Aktivitäten. Jedoch sind sie von Zeit zu Zeit notwendig – Umzüge. Büroumzüge sind mittlerweile etwas genauso Übliches wie Hausumzüge. Allerdings erweisen sich Büroumzüge doch als etwas komplizierter. Wir zählen für Sie auf, was es bei einem stressfreien Umzug zu beachten gibt.
Eine gute Planung ist die halbe Miete
Sie tun gut daran, den Umzug Ihres Büros gut zu planen. Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern helfen und gründen einen Umzugsausschuss. Weisen Sie Rollen und Zuständigkeiten, damit der Umzug leichter von statten geht.
Beachten Sie, dass ein Umzug Auswirkungen auf das Tagesgeschäft hat. Bei guter Planung erkennen Sie Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
Erstellen Sie einen Zeitplan. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, sollten Sie den Beginn der Planung ansetzten. Wenn Sie ein mittleres bis großes Unternehmen haben, sollten Sie mindestens 6 – 8 Monate im Voraus planen. Sie sollten sich für den Umzug eine Phase mit geringer Geschäftsaktivität auswählen, um potenzielle Störungen zu minimieren.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sollten stets über den gesamten Umzugsprozess informiert sein. Während des Umzugs ist es wichtig, dass jeder Anwesende weiß, was er zu tun hat, damit alles ohne vermeidbare Zwischenfälle abläuft.
Ernennen Sie in jeder Abteilung einen direkten Ansprechpartner. So haben Sie einen Vermittler zwischen Mitarbeitern und Umzugsfirma. So können Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren und müssen Ihre Mitarbeiter nicht betreuen.
Welche Umzugsfirma ist die richtige?
Springen Sie nicht auf das erste Angebot an, das Sie bekommen. Vergleichen Sie die Angebote von mindestens 3 Umzugsfirmen. Ihre Entscheidung sollten auf Preis und Lieferumfang basieren.
Entscheiden Sie sich so früh es geht für eine Umzugsfirma, damit Sie sie schnellstmöglich in Ihre Umzugspläne mit einbinden können. Der Umzug soll ordnungsgemäß und problemlos verlaufen.
Sie können auf die Hilfe der Umzugshelfer zählen. Sie werden Ihnen sagen, wie Sie Ihre Büromöbel am besten transportieren, wie der spezielle Umgang mit Ausrüstung aussieht und zeigen Ihnen Methoden, um den Umzug zu erleichtern.
Die neuen Büroräume ausmessen und planen
Aus Ihrem Büro auszuziehen ist nur ein Teil des Büroumzugs. Die neuen Räumlichkeiten vorzubereiten ist der andere Teil. Mit dem Grundriss des neuen Büros können Sie funktionale Flächen wie Lagerplatz, Verkaufsflächen und Küchenflächen zuordnen.
Das Gleiche können Sie anschließend mit den diversen Arbeitsbereichen machen. Messen Sie jeden Bereich aus, um sicherzustellen, dass Möbel und Ausrüstung in den jeweiligen Raum passen. Finden Sie einen Weg, Ihre IT-Infrastruktur ohne Schwierigkeiten umzusiedeln, damit das Tagesgeschäft nach dem Umzug zeitnah wieder aufgenommen werden kann.
Ihr neues Büro hat sicher einen etwas anderen Aufbau als ihr altes. Bedenken Sie dies, da es sonst zu Planungsproblemen kommen kann.
Gehen Sie nochmal über Möbel und Ausrüstung
Ein Umzug ist immer eine gute Gelegenheit, Altes zu entsorgen und falls nötig, Neues zu besorgen. Machen Sie sich ein genaues Bild darüber, was in Ihrem Büro gebraucht wird.
Überlegen Sie, ob Sie mit dem neuen Büro auch eine neues Bürogefühl schaffen möchten. Finden Sie heraus, ob neue Möbel oder Geräte benötigt werden. Je wohler sich Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlen, umso produktiver werden Sie sein.
Und wer richtet Ihr Büro ein?
Lassen Sie sich von einer Einrichtungsfirma beraten, vor allem, wenn Sie neue Büromöbel benötigen. Sie wird Ihre Designwünsche in ein funktionales und gemütliches Büro verwandeln.
Ein produktives Arbeitsumfeld ist oft von der Einrichtung des Büros abhängig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Büroeinrichtung sorgfältig planen und sich, wenn nötig, von einer Einrichtungsfirma helfen lassen.
Erstellen Sie ein Inventar des Büroeigentums
Es ist immer nützlich und auch ratsam, ein Inventar zu erstellen. Notieren Sie die Dinge, die in Ihr neues Büro mitkommen.
Sie werden es sich nach dem Umzug danken. Sie können dann nämlich ganz leicht überprüfen ob Gegenstände fehlen. Dank eines Inventars vergessen Sie auch nicht, wichtige Gegenstände mitzunehmen.
Sollte nach dem Umzug doch etwas vermisst werden können Sie bei der Umzungs- oder Einrichungsfirma nachhacken und Ihre Inventarliste vorlegen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Jegliche Versorgungsleistungen für Ihr altes Büro sollten Sie noch vor Ihrem Umzug beenden. Auf der anderen Seite sollten Sie in Ihrem neuen Büro sicherstellen, dass Gas, Wasser, Strom, Internet und Server zum Einzug zur Verfügung stehen.
Prüfen Sie den Mietvertrag mit Sorgfalt. Lizenzen, Versicherungen, Mietequipment und Serviceverträge sollten Sie verlängern oder auf den neuesten Stand bringen.
Kümmern Sie sich um anfallende Schönheitsreparaturen in Ihrem alten Büro. Hinterlassen Sie Ihr altes Büro in einem guten Zustand. So vermeiden Sie Unstimmigkeiten in Bezug auf den Mietvertrag und der Kaution.
Kontrollieren Sie das neue Büro
Prüfen Sie die Versorgungsleistungen im neuen Büro. Dies gilt auch für Telefone, Computer, Netzwerke, Server und wichtige elektronische Geräte.
Machen Sie sich ein genaues Bild über den Zustand des neuen Büros. Bei Mängeln sollten Sie diese abfotografieren. Sorgen Sie dafür, dass in jedem Bereich mindestens ein Mitarbeiter den Umzug überwacht.
Nachdem der Umzug nun problemlos und erfolgreich durchgeführt wurde, ist es Zeit für die Einweihungsparty!
Was können Sie festhalten?
Bei einem Büroumzug gibt es in der Regel mehr Gegenstände zu transportieren als bei einem gewöhnlichen Hausumzug: unzählige Tische und Stühle, spezielle Geräte und sonstige Technologie. Die Gegenstände sind nicht nur wertvoll, sondern oftmals auch empfindlich. Es gilt also dafür zu sorgen das jegliche Gegenstände sicher transportiert werden.
Ungeachtet des Grundes, warum Sie mit Ihrem Büro umziehen, sollte der Umzug schnell und effizient sein. Sie möchten negative Auswirkungen für Ihre Firma so gering wie möglich halten.
Eine gute Vorbereitung wird ausschlaggebend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig eine Umzugsfirma kontaktieren und mit Ihr alle Details im Voraus absprechen, wie beispielsweise die Menge an Gegenständen, Kosten, Dauer, Anzahl der Umzugshelfer usw.
