Technologie ist der Grundstein des modernen Büros. IT, was für Informationstechnologie steht, bezieht sich auf Software und Hardware, ohne die Ihr Team ihren Job nicht machen könnte. Unternehmen jeder Größe verlassen sich auf eine komplexe Technologie, um Angestellte in ihrer Produktivität zu unterstützen, für bessere Kommunikation und für zahlreiche Jobfunktionen von Sales, Tech, bis zu Marketing.
Zusammenarbeit mit Team oder Provider
Das moderne Büro erfordert einen erfahrenen IT Fachmann welcher für das technologische Netzwerk zuständig ist. Während größere Büros ganze IT-Abteilungen haben, haben kleinere Büros nur ein einzelnes Teammitglied oder IT Anbieter outsourced IT, für die technischen Bedürfnisse. Ob betriebsintern oder outsourced, IT-Profis bearbeiten normalerweise die folgenden, für den Arbeitsplatz ausschlaggebenden Funktionen:
Internetverbindung und Geschwindigkeit
- Auswertung und Arbeit mit Ihrem Internetdienstanbieter
- Angemessene Einrichtung der verkabelten und drahtlosen Netzwerke
- Sicherstellen, dass Angestellte schnellen Zugang zu stabilen Internetverbindungen haben
Geräte Einrichtung und Verwaltung
- Sachkundige Ausrüstungs- und Softwarekaufentscheidungen treffen
- Ein aktualisiertes Inventar von allen IT-Eigentümern der Firma führen
Dateiverwaltung
- Einrichtung von geteilten Laufwerken
- Verwaltung von Zugriffsberechtigungen zu Dateien und Dokumenten
On- und Offboarding von Angestellten
- Vorbereitung von Software und Hardware, die neue Angestellte an ihrem ersten Tag brauchen
- Zugang zu Accounts abschalten und Geräte einsammeln wenn Angestellte gehen
- Hinzufügen und Entfernen von Angestellten bei E-Mail-Gruppen
Ressourcen für Angestellte
- Installierung von Firmenschriften
- Zugang zu Entwurfsvorlagen für Dokumente und Präsentationen zur Verfügung stellen
- Ein Hilfecenter für Angestellte in Stand setzen, um gemeinsam Antworten auf IT-Fragen zu finden
Und einiges mehr
- Passwortverwaltung
- Verwaltung von Software-Lizenzen
- Netzwerksicherheit
- Help Desk und Fehlerbehebung
- Unternehmenseffizienz
Einen IT Provider wählen
Jedes Büro ist auf eine funktionierende IT angewiesen. Die meisten kleinen bis mittelgroßen Unternehmen haben keine zugeordnete IT-Abteilung. In diesem Fall fällt das IT-Management oft auf Büro- oder Betriebsleiter, Vorstandsassistenten oder Softwareingenieure zurück, obwohl dies nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Je nachdem, ob Sie entscheiden, ein hausinternes Teammitglied einzustellen oder mit einem externen Anbieter zu arbeiten, bedenken Sie einige Vorteile, welche eine Zusammenarbeit mit einem verwaltenden IT-Anbieter bringen:
- Niedriger, monatlicher Preis pro Angestellter im Gegensatz zu einem jährlichen Gehalt und Zusatzleistungen
- 24/7 Support
- Keine Engpässe aufgrund der Auslastung, Fluktuation oder Urlaubszeit von Angestellten
- Zugeordnete Spezialisten, die aufeinander mit der neusten Technologie abgestimmt sind
- Breite Industrie Expertise
- Fernüberwachung und Fehlerbehebung
- Potenzielle Ermäßigungen beim Kauf von Hardware und Netzwerk Ausrüstung
Bei Unsicherheit, ob Sie einen IT-Anbieter brauchen:
- Wer ist in der Regel für die Fehlerbehebung von IT-Problemen verantwortlich?
- Wie beseitigen Sie Probleme mit der Internetverbindung?
- Wie stellen Sie sicher, dass Außenseiter keinen Zugang zu vertraulichen Informationen haben?
- Wer verwaltet Softwarelizenzen und Geschäftsaccounts?
- Was machen Sie, wenn ein Angestellter seinen Laptop oder Arbeitshandy verliert?
Wenn Sie die Antwort zu diesen Fragen nicht wissen oder Ihrer Antwort nicht sicher sind, könnte Ihr Unternehmen von einem verwaltenden IT-Manager profitieren.
Bei der Bewertung eines Anbieters:
- Fragen Sie nach einem Gang durch Ihr Büro mit dem Anbieter
- Fragen Sie, inwiefern Ihnen entgegengekommen wird bezüglich Ihrer Wachstumspläne
- Besprechen Sie anstehende Umzüge oder Renovierungspläne
- Fassen Sie Ihre Bedürfnisse zusammen bezüglich der Unterstützung Ihrer Fernarbeiter
Netzwerk und Wifi-Zugang
Wenn Sie Ihr Netzwerk einrichten wollen, sollten Sie sichergehen, dass es schnell, sicher und das Signal im ganzen Büro stark ist. Wenn Sie mit einem IT-Anbieter zusammenarbeiten, sollten Sie bezüglich der Netzwerkeinrichtung folgende Punkte besprechen:
Netzwerkaufteilung
- Richten Sie ein Netzwerk für Angestellte und Gäste, um Netzwerke zu sichern
- Richten Sie Streaming- und Verbrauchskappen ein, um sicherzugehen, dass das Netzwerk nicht von Gastnutzung überlastet wird
Bestimmen Sie, wie viele Geräte jeder Wifi-Zugangspunkt aushalten kann
- Geräte gelten auch als ‘’Kunden’’
- Berücksichtigen Sie Ihre Angestelltenzahl und jedes zu erwartende Wachstum
Drahtloses telefonieren, SIP und VOIP
SIP steht für ‘’Session Initiation Protocol’’ und wird benutzt um Kommunikationen einschließlich Sprach- und Videoanrufe zu kontrollieren. Ein SIP-Anbieter wird auch einen VOIP Dienst anbieten, welcher für ‘’Voice Over Internet Protocol’’ steht und er ist der neue Standard für Telefontechnologie innerhalb eines Büro. SIP-Anbieter umfassen Truly Wireless, Vonage Business, RingCentral und DialPad.
SIP-Anbieter haben oft die folgenden Features:
- Einen automatischen Aufseher
- Warteschlangen
- Mailbox-Nachrichten zur E-Mail-Integration
- Die Möglichkeit, einen Laptop als Telefon zu nutzen
- Mobile Rufumleitung
- Remote-Zugriff
Wenn Sie einen Anbieter beurteilen fragen Sie nach seinen Compliance-Regelungen bezüglich dem Aufnehmen und der Überwachung von Anrufen, da beides von Land zu Land unterschiedlich ist.
Mitarbeiterkommunikation
Chat Software
- Erlaubt Echtzeitkommunikation und teambasierte Diskussionen
- Vernetzt sich mit anderen Anwendungen
- Slack ist die bekannteste Option
Erfahren Sie mehr: Optimieren Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Teams in nur wenigen Schritten
Anfrageverwaltung der Angestellten
Indem Sie eine Technologie nutzen, die Bedürfnisse und Probleme Ihrer Angestellten sammelt und organisiert, fließen alle Anfragen durch einen einzelnen Kanal und integrieren sich in den Workflow der Angestellten:
- Anfragen über Slack oder einem Online Dashboard sammeln
- Die Kommunikation bezüglich Anfragen über einen einzelnen Kanal optimieren
- Aufzeichnungen von dem, was geschafft wurde, anfertigen
- Daten zu organisieren und Berichte zu erstellen, um besser die Tendenzen in den Bedürfnissen der Angestellten zu verstehen
Flächenmanagement
Bestimmte Software kann dabei helfen, mehrere Flächen zu verwalten und die Arbeit eines Office Managers, Rezeptionisten oder Vorstandsassistenten zu optimieren.
Raummanagement und Sheduling-Software:
- Reserviert Bereiche wie Konferenzräume, Telefonzellen und andere geteilte Bereiche
- Vernetzt sich mit dem Kalendersystem des Angestellten
- Optionen schließen Robin, Teem und Skedda mit ein.
Besuchermanagement:
- Erlaubt Besuchern sich elektronisch anzumelden und Ihren Besuch aufzuzeichnen
- Überprüfung und Unterschreiben eines Geheimhaltungsvertrags
- Automatische Kontaktierung des Angestellten für den Besuch
- Druckt Namensschilder
- Zeigt Büroplan und Direktionen zum Treffpunkt
- Vernetzt mit Zutrittskontrollsystem
IT ist wichtiger als man denkt
Technologie am Arbeitsplatz ist weit mehr als die Einstellung des Wlans und die Vernetzung der Drucker. Die IT unterstützt jede Funktion im Büro einschließlich bei der Buchung von Konferenzräumen, beim Halten von Meetings, um sicherzustellen dass Sie Ihren Arbeitsplatz sicher betreten können, bei der Überwachung von Besuchern und bei Beantwortung von Anrufen durch das Telefonsystem. Mit so vielen Systemen, die sich auf die Internetverbindung und auf den Netzwerkzugriff verlassen ist es essentiell, dass Sie eine IT-Einrichtung haben, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Ineffektive IT ist nicht nur lästig, sonder kostet Ihrem Unternehmen auch viel Geld.
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